Orfeo
Orfeo permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.
Orfeo permite al usuario administrar sus documentos en carpetas o expedientes, permite ordenar, filtrar y realizar búsquedas, además los documentos y sus anexos permanecen en formato digital, lo cual permite su acceso rápido, simultáneo y contribuye con la conservación de estos. El nuevo servicio de Borradores, similar a un correo, facilita su uso, la Firma Electrónica de documentos, entre muchas funcionalidades que se describen en adelante.
Su propósito es automatizar la gestión documental, facilitando el control de correspondencia, la radicación de documentos y la administración de expedientes.
¿Qué puedes hacer en Orfeo?
- Gestión documental: Permite registrar, radicar, clasificar y almacenar documentos de forma digital.
- Automatización de procesos: Automatiza procedimientos para la gestión de correspondencia, ventanilla única y archivo, reduciendo la necesidad de papel y fotocopias.
- Control de correspondencia: Facilita la gestión de la correspondencia de entrada y salida, así como la gestión de trámites de PQRSD.
- Trazabilidad y seguimiento: Proporciona un control sobre la trazabilidad de los documentos y permite visualizar el estado de los trámites a través de un sistema de semáforo.
- Gestión de expedientes: Permite la creación, archivo y exportación de expedientes electrónicos o híbridos.
- Digitalización y política de cero papel: Facilita la implementación de políticas de "cero papel" al mantener las comunicaciones oficiales en el entorno digital.
- Firma electrónica: Se integra con sistemas de firma electrónica y digital certificada.
- Archivo y retención documental: Permite la parametrización de las tablas de retención documental y el control del archivo de la entidad.
- Radicacio de Ordenes de pago integrado con Pandora